Blitzschnell in die digitale Personalakte starten

Überquellende Aktenschränke, Papierberge und Schrankmeter über Schrankmeter – Wer kann da noch den Überblick behalten? Zeit für eine Veränderung. Sagen Sie Tschüss zum Aktenchaos und verwalten Sie Ihre Personaldokumente ab sofort in digitalen Personalakten – der fundamentale Schritt in Richtung eines modernen, papierlosen und digitalisierten HR-Management. Ihr optimaler Einstieg: Die Digitale Personalakte für DATEV der ecm:one.

Nach der Altaktenübernahme können Sie als Basis einfach auf den integrierten Aktenplan zurückgreifen, der sich auch jederzeit individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt. Dank der einzigartigen Schnittstelle zu DATEV werden Ihre Stammdaten in sekundenschnelle zu geordneten Akten angelegt. Auch die Anbindung an weitere HR Systeme, wie z.B. SAGE ist möglich. Neue Dokumente können ganz einfach über den übersichtlichen Aktendeckel der richtigen Akte zugeordnet werden, so wird Ordnung in Ihrer Personalakten zum Kinderspiel. Auch die Übergabe Ihrer Dokumente aus dem Archiv an DATEV ist möglich.

Ab jetzt von überall und jederzeit parallel auf Ihre vertraulichen Dokumente zugreifen können? Kein Problem. In das digitale Dokumentenmanagement starten – sicher und unkompliziert mit der ecm:one.

Digitaler Aktenplan

Mit dem Best-Practice Aktenplan der ecm:one gelingt der Einstieg in Ihr digitales Personalmanagement ohne Probleme. Der Aktenplan umfasst alle wichtigen Personaldokumente, von Gehaltsabrechnungen bis hin zu den Sozialversicherungsunterlagen. Damit kann der Start in Sekundenschnelle erfolgen.

Ihnen fehlen Dokumentarten oder Sie möchten den Plan umstrukturieren? Kein Problem – Änderungen sind schnell eingepflegt und Sie können mit Ihrem ganz individualisierten Plan arbeiten.

 

Für weitere Informationen schauen Sie gern in unsere Broschüre für Digitale Aktenpläne:
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Digitaler Aktendeckel – die schnelle Art Dokumente abzulegen

Mit dem digitalen Aktendeckel gelingt die Aktenpflege spielend. Er ersetzt das klassische Aktensystem mit Trennern und Registern, das Sie aus Ihren Papierakten kennen. Dazu müssen Sie die Dokumente nicht mehr manuell einsortieren, sondern digital per Drag’n’Drop auf dem Deckel fallen lassen oder aus dem Dateisystem auswählen und schon werden die Dokumente in der passenden Akte und Kategorie revisionssicher abgespeichert.

Der Zugriff auf die Akten ist durch Berechtigungen strikt geregelt. Eine hohe Datensicherheit und Konformität mit der DSGVO, GoBD und weiteren Steuergesetzen ist somit gegeben und lässt Sie mit ruhigem Gewissen arbeiten. 

Für weitere Informationen schauen Sie gern in unsere Broschüre für die DropZone:

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ERP Integration – DATEV und mehr

Die Anlieferung von Ihren wiederkehrenden, homogenen Personaldokumenten ist dank automatischer Übergabe aus DATEV möglich. Homogene Dokumente haben stets den gleichen Aufbau und können daher mit unserer App ecm:one ERP documents automatisiert ausgelesen werden.

Auch das Anlegen Ihrer bereits vorhanden Personalakten aus DATEV ist in Sekunden erledigt und Sie können sofort mühelos in die Arbeit starten. Das parallele Arbeiten in DATEV und ihrem Dokumentenmanagementsystem wird mit dem ecm:one HotKey weiter vereinfacht: Springen Sie per ShortCut einfach aus Ihrer HR-Software direkt in Ihre digitalen Personalakten. Wir unterstützen nicht nur DATEV: Auch andere HR oder ERP-Systeme, wie z.B. Sage lassen sich problemlos anbinden.

Für weitere Informationen schauen Sie gern in unsere Broschüre für ERP documents:

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Features, die begeistern

Scannen von Altakten

Der Aufbau eines Altaktenarchivs gehört beim Start in ein digitales Dokumentenmanagementsystem oft mit dazu. Der Bestand an Akten wird dabei gescannt und in dem DMS abgelegt – inklusive Volltext-Durchsuchbarkeit.

Drag’n’Drop aus Outlook

Schriftverkehr per E-Mail mit den eigenen Mitarbeitern gehört zum Tagesgeschäft. AU’s, Urlaubsanträge oder Terminanfragen werden oft über Outlook (oder andere Mail Programme gesendet. Auf den digitalen Aktendeckel kann dabei die ganze Mail fallen gelassen werden – die E-Mail inklusive aller Anhänge werden dabei archiviert und so der gesamte Vorgang in einem Schritt dokumentiert.

HotKey aus DATEV

Das parallele Arbeiten in Ihrem HR-Programm wie DATEV und den digitalen Akten im Dokumentenmanagementsystem ist dank schneller ShortCut Suchfunktionen möglich. Einfach im HR System die gesuchte Akte markieren, Shortcut drücken und schon wird die gesuchte Akte in d.velop documents aufgerufen.

Intelligente Arbeitsabläufe

Ob ein Bewerbungsverfahren läuft, bereits ein passender neuer Mitarbeiter gefunden wurde, eine elektronische Unterschrift benötigt wird oder eine Frist für einen auslaufenden Arbeitsvertrag eingestellt werden soll: Die Oberflächen von d.velop documents und der Personalakte vereinfachen und verkürzen den Zeitaufwand enorm!

Sicherheit und Datenschutz

Per Berechtigungsvergabe durch einen Administrator werden Berechtigungen für die Disziplinen Anschauen, Bearbeiten und Löschen genau definiert. Der Zugriff kann für eine Gruppe, wie z.B. “Personal” oder “Buchhaltung” oder einzelne User vergeben werden.

Sichere Basis – d.velop documents

Das digitale Personalmanagement baut auf dem Dokumentenmanagement d.velop documents auf. Die Integration fügt sich nahtlos in das bekannte DMS ein und bietet höchste Bedienungsfreundlichkeit.



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